デジタル管理術のススメ【概論】

IT

はじめに

大学生の方は今だにもらった授業のpdf資料を印刷していませんか?

ほかにも家にある書類を丁寧にファイリングして本棚にしまってある人もいるんじゃないでしょうか??

そうした書類やファイリングのための整理術を、私の使っているものを紹介しつつ書こうと思います。

必要なもの

iPad

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Apple pencil が使えるという点でほぼ紙の代用にできます。

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…あればScannerも。(おすすめはScanSnap)

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具体的な方法

データの保管場所はGoogle ドライブ。無料で15Gまで使えます。

仕事や個人で使えるクラウド ストレージ - Google ドライブ
写真、動画、ファイルなどをクラウドに安全に保存して共有できます。Google アカウントをお持ちであれば、最初の 15 GB は無料でご利用いただけます。

※データがいっぱいになったら、すぐに使わないが保管しておきたいものをNas(ネットワークHDD)やHDDに保存しましょう

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Pdfの編集したいときはiPadのアプリGoodnote 5で。

‎GoodNotes 5
‎Macを小型のデジタルペーパーとパワフルな書類管理システムに変えましょう。 GoodNotesのiPadバージョンと同じ機能をMacで使用して、いつでもどこでもあなたの好きな時間や場所で書類に作業ができます。 Macで書類を作成、読み込み、および編集 * キーボードを使ってデジタルノートの作成やテキストを入力したり...
  1. 紙で頂いた資料 → scannerで直接ドライブに保存して、すぐにゴミに捨てる。
  2. Pdfデータとして頂いた資料→goodnoteで書き込み→ドライブに保存

保存するときのファイル名称は、統一しましょう!

「2021年1月13日の模擬試験」であれば「20210113_模擬試験.pdf」などわかりやすく、システマチックにすることも大切。

メリット・デメリット

メリット

1,最大のメリットは検索性能。

ScannerのOCR機能とgoodnoteのOCR機能により、手書きを含むすべてのデータが検索可能になります。

あのときの〇〇のファイルどこ?っていう作業がなくなります。

2,ミニマリスト化。

確実にものが減る。紙媒体がたまらない。ファイリングも必要なし。

加えて本を電子書籍にすると本棚はゼロ!!Kindleのような端末もおすすめ!!

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数千冊がこの1台に。これまでのKindle Paperwhiteの中で最も薄く、最も軽い。防水機能搭載(IPX8等級)。ベゼルがフラットになったモダンなデザイン。紙のように読みやすいE Inkディスプレイ。目に優しく、明るい陽射しの下でもまぶしくない。一度の充電で数週間利用可能。

3,いつでもアクセス。

データ化したすべての内容に、Google Driveからいつでもスマホでアクセスできる。

(後輩に去年のレポートについて質問をされるとか、急にファイルが必要になっても心配無用。)

4,時代にあっている。

しょうもないことだが、デジタル化に進んで取り組まない人は知らないうちに損しているかもしれないです。

色々なサービスがオンライン化されてます。例えば、QB(医学部のCBT試験対策の本)。

今までは分厚い本が販売されていましたが、完全オンライン化して、本の販売は中止されました。必然的にCBT対策をする4年生では確実にiPadなどのタブレット端末が必要になってきます。

【重要なお知らせ】クエスチョン・バンクCBT仕様変更のご案内 | INFORMA byメディックメディア
日頃より小社書籍をご愛顧頂き誠にありがとうございます。 この度医療系大学共用試験(CBT試験・OSCE試験)に臨まれる医学生の皆様(主に医学部3,4年生)にメディックメディアより重要なお知らせをさせて頂きます。 ※本案内を学年の皆さま・後輩の皆さまに共有頂けますよう、宜しくお願いいたします。

デメリット

1,紙のように広げられない

画面はデバイスのディスプレイサイズに限られるため、試験前など同時に何冊もの資料を見るのはやりにくい。(あらかじめ簡易アクセスできるようにするなどひと手間かかる)

2目が疲れる。

電子ペーパー(kindleのようなE Ink端末)が早く普及すると良いが、まだまだ高額なのも事実。

3データが飛ぶ可能性がある。

最近は以前よりリスクは減っているかもしれないが、デジタルデバイスにはエラーがつきもの。バックアップやセキュリティ対策は必ず必要。

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まとめ

そのうち本屋が無くなるかもしれないし、音楽もCD販売がなくなるかもしれません。

これは時代の流れであり、変化に素早く対応できたほうが得をするのが世の常です。

(例えば、2020年のキャッシュレス化と消費税増税に伴い、国の消費者還元キャンペーンを受けましたか??)

それについていくためには、すぐに最新の技術に触れていくマインドが必要です!

ぜひデジタル化していきましょう!!

これからより具体的に書いて行こうと思います。

ではまた

John

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